○上田地域広域連合文書の保管、保存及び廃棄規程
平成13年3月30日
訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、上田地域広域連合に上田市及び組織町村の規程を準用する規程第33条第1項の規定に基づき、上田地域広域連合における文書の保管、保存及び廃棄について、必要な事項を定め、もって、情報公開の適正及び円滑な運用に資することを目的とする。
(文書の整理及び保管の原則)
第2条 文書はファイリングシステム(文書を組織的に、かつ、体系的に整理、保存及び廃棄するシステムをいう。)により管理する。
2 課長は、毎年事務局総務課長が決める期日に保管文書の整理点検を行わなければならない。
(文書管理の調査及び指導)
第3条 事務局総務課長は、文書管理の維持発展を図るため、毎年1回各課における文書の管理状況について調査し、適切な指導及び助言をしなければならない。
(文書の保管単位)
第4条 文書の保管単位は、課とする。ただし、事務室の状況により、事務局総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りではない。
(ファイリング責任者及びファイリング担当者)
第5条 文書を適正に分類及び整理するため、課ごとにファイリング責任者及びファイリング担当者を置く。
2 ファイリング責任者は、各課の文書担当者をもって充てる。
3 ファイリング責任者は、課長の命を受け、次に掲げる事項を行う。
(1) 文書の整理、分類、保管、引継ぎ及び保存に関すること。
(2) 文書の廃棄に関すること。
(3) ファイル基準表に関すること。
(4) ファイリングシステムの維持管理に関すること。
4 ファイリング責任者を補佐するため、各課にファイリング担当者を置く。
5 ファイリング担当者は、課長が指名する。
(保管用具)
第6条 文書の整理及び保管に当たっては、3段キャビネット及びファイリング用具(個別フォルダー、ガイド、ラベル等の事務用具をいう。)を使用するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、3段キャビネットに収納することが不適当な文書については、事務局総務課長と協議の上、その他キャビネット、保管庫及び書棚等に収納することができる。この場合において、職員は、当該文書の名称、収納場所等を記載した所在カードを3段キャビネットの所定の位置に保管しなければならない。
(文書の保管)
第7条 文書は、個別フォルダーに収納し、3段キャビネットの所定の位置に保管するものとする。
2 3段キャビネットは、原則として、上段及び中段の引き出しに現年度文書を収納し、下段の引き出しに前年度文書を収納するものとする。
3 各課に共通する文書は、事務局総務課長が別に定める広域連合共通ファイル基準表に従い、整理保管しなければならない。
(ファイル基準表の作成)
第8条 ファイリング責任者は、ファイル基準表(様式第1号)を年度ごとに作成しなければならない。
2 ファイル基準表は、年度当初に前年度のファイル基準表を基に、暫定的に作成し、当該年度末に当該年度のファイル基準表を確定する。
3 ファイリング責任者は、毎年3月末日までに確定したファイル基準表を3部作成し、課長に提出するものとし、課長は、その1部を保管し、他の2部を事務局総務課長に提出するものとする。
4 事務局総務課長は、広域連合の全てのファイル基準表を編さんし、一般に閲覧するようしなければならない。
(文書の引継ぎ)
第9条 ファイリング責任者は、課のキャビネットにおいて保管する必要がなくなった文書で保存する必要のあるものについては、ファイル基準表の配列順に個別フォルダーごと保存年限別の文書保存箱に収納し、当該文書保存箱に保存年限、保存箱整理番号、発生年度、廃棄年月日及び課名を記入し、書庫で保存するとともに、ファイル基準表に保存年限、保存箱整理番号、保存場所を記入し、その写しを事務局総務課長に提出するものとする。
(文書の保存年限)
第10条 文書の保存年限は、次のとおりとする。
(1) 長期
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
2 文書の保存年限は、法令に別の定めのある場合を除き、文書担当者が課長の承認を得て定めるものとする。
3 長期保存の文書は、課長が事務局総務課長と協議の上、10年ごとにその内容を見直し、保存年限を検討することとする。
(保存年限の区分基準)
第11条 前条第1項に規定する保存年限の区分基準は、次に掲げるとおりとする。
(1) 長期保存
ア 規約、条例、規則、その他例規に関する原義及び関係文書
イ 議案、報告案及びその他議会に関する文書
ウ 財産及び財務に関する重要文書
エ その他11年以上保存する必要がある文書
(2) 10年保存
ア 事業の計画及び実施に関する重要な文書
イ 国及び県による文書で、将来の例証となる重要な文書
ウ 諮問及び答申に関する文書で重要なもの
エ その他10年以上保存する必要がある文書
(3) 5年保存
ア 出納及び経理に関する文書
イ 契約、協定及びその他の権利義務に関する文書
ウ 請願、陳情及び要望に関する文書
エ その他5年以上保存する必要がある文書
(4) 3年保存
ア 通知、申請、届出及び報告の文書
イ 文書の収受及び発送に関する文書
ウ その他3年以上保存する必要がある文書
(5) 1年保存
ア 主務課以外の課における共通文書
イ その他1年以上保存する必要がある文書
(保存年限の起算日)
第12条 文書の保存年限の起算日は、年度によるものは完結した日の属する年度の翌年度の4月1日からとし、暦年によるものは完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。
(文書の廃棄)
第13条 課長は、保管している文書及び保存期間の経過した文書又は保存期間中のものであっても保存の必要がないと認められる文書を随時調査し、必要がないと認める文書は廃棄するものとする。
2 機密に属する文書又は目的外に利用されるおそれのある文書は、焼却、裁断、溶解等の適切な方法により廃棄しなければならない。
3 ファイリング責任者は、文書の廃棄が行われたときは、廃棄年月日をファイル基準表に記入するものとする。
(文書持ち出しの禁止)
第14条 文書は、課長の承認を受けないで、外に持ち出してはならない。
(維持管理)
第15条 職員は、ファイリングシステムの維持管理について、あらゆる措置を講じて、その推進に努めなければならない。
(補則)
第16条 この訓令に定めるもののほか、文書の保管、保存及び廃棄に関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の規定は、平成13年4月1日以降に作成し、又は取得した文書から適用し、平成13年3月31日以前に作成し、又は取得した文書については、整理の完了したものから適用する。
